Lineamientos
Lineamientos Para eventos en el Palacio de Minería
1. Antecedentes El Palacio de Minería, cuna de la Ingeniería Mexicana, es la obra maestra de la arquitectura neoclásica en América. Fue diseñado por el escultor y arquitecto valenciano Manuel Tolsá, para ser la sede del Real Seminario de Minería a partir de 1813. Se ubica en la calle de Tacuba N° 5 en el Centro Histórico de la Ciudad de México, declarado por la UNESCO Patrimonio Cultural de la Humanidad en el año de 1987. El Palacio de Minería se encuentra bajo la custodia de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), desde el año de 1976. Alberga a la División de Educación Continua y a Distancia (DECD), el Acervo Histórico, la Coordinación Palacio de Minería y otras áreas administrativas; es sede de agrupaciones gremiales y asociaciones de ingenieros, entre las que destacan la Sociedad de Exalumnos de la Facultad de Ingeniería (SEFI), la Academia de Ingeniería y la Academia de Música del Palacio de Minería. En su interior se encuentran espacios de extraordinaria belleza como son la Antigua Capilla, el Salón de Actos, los Salones del Rector y Director (con decoraciones murales del siglo XIX), la Galería de Rectores, la Biblioteca Ing. Antonio M. Anza y el Museo Manuel Tolsá, recinto de homenaje al artista creador del Palacio de Minería. 2. Presentación Con el transcurrir de los años los espacios del Palacio de Minería, por su trascendencia histórica, su arquitectura y decoración, son cada vez más solicitados por instituciones públicas y privadas entre otras, para organizar y llevar a cabo eventos académicos y culturales. La Facultad de Ingeniería, como dependencia responsable del Palacio de Minería, debe garantizar su cuidado, respeto y conservación. Por el constante uso de las instalaciones, en el año de 1987 la Facultad de Ingeniería crea el Reglamento para el uso, operación y conservación del Palacio de Minería; y en el año 2006 se presenta la necesidad de desarrollar los presentes Lineamientos para eventos en el Palacio de Minería, a fin de regular todas las actividades que implican la organización de cada evento en este importante edificio. 3. Lineamientos generales Organizar eventos en el Palacio de Minería, obliga al usuario a respetar las normas que le atañe en su calidad de espacio de la Universidad Nacional Autónoma de México y como monumento histórico. 3.1 Los espacios que la Facultad de Ingeniería tiene designados para la realización de eventos en el Palacio de Minería son:
3.2 Todos los eventos que se realicen en el Palacio de Minería deben sujetarse al Reglamento para el uso, operación y conservación del Palacio de Minería, así como a los presentes Lineamientos para eventos en el Palacio de Minería. 3.3 Se podrán realizar eventos académicos, culturales y otros de interés institucional de la Facultad de Ingeniería, otras dependencias de la Universidad Nacional Autónoma de México o de Instituciones externas a ésta, siempre que se encuentren autorizados por la Facultad de Ingeniería. 3.4 El edificio permanecerá abierto en días y horas hábiles de acuerdo con las actividades de las áreas que en éste operan. Para los eventos, los días y los horarios se podrán modificar de acuerdo a lo establecido en el oficio de autorización de uso de espacio emitido por la Facultad de Ingeniería. 3.5 Los recursos que ingresen a la Facultad de Ingeniería por la aportación que realice el organizador del evento, deberán ser destinados a la conservación y mantenimiento del inmueble, así como de apoyo a las actividades académicas y culturales que la Facultad de Ingeniería efectúe en el Palacio de Minería. 4. Solicitud de uso de espacio El organizador presentará un escrito en papel membretado, dirigido al Director de la Facultad de Ingeniería con copias al Jefe de la División de Educación Continua y a Distancia y al titular de la Coordinación Palacio de Minería de la Facultad de Ingeniería, de la Universidad Nacional Autónoma de México, cuando menos con 30 días de anticipación a la celebración del evento, con la siguiente información:
4.1 En caso de que la solicitud de espacio sea dentro de los 30 días a la fecha de realización del evento, de ser posible se autorizará según disponibilidad de espacio y horario. 5. Respuesta a la solicitud de uso de espacio La respuesta al organizador del evento se comunicará mediante oficio de la Facultad de Ingeniería, en el transcurso de los siguientes 10 días hábiles a la presentación del escrito; en el cual, si se autoriza el uso del espacio, se le informarán los requisitos por cumplir para la celebración del evento. 6. Entrevista del organizador del evento con la Coordinación Palacio de Minería El organizador del evento se deberá reunir con el titular de la Coordinación Palacio de Minería en un periodo máximo de 10 días hábiles posteriores a la fecha del oficio de autorización, con el fin de detallar las características del mismo como: Instalaciones especiales, montaje, lona, ambientación musical, requerimiento de cocina, etc. Asimismo, se le hará entrega de los siguientes documentos:
En esta reunión el organizador se comprometerá a entregar por escrito a la Coordinación Palacio de Minería el Programa de Actividades de Evento cuando menos 10 días antes de su realización. 7. Entrega de aportación El organizador deberá cubrir el monto de la aportación estipulada en el oficio de autorización de uso de espacio, por medio de cheque certificado, cheque de caja, transferencia electrónica o depósito bancario a nombre de la Universidad Nacional Autónoma de México, de la siguiente manera: a)
50 % en un período máximo de 10 días hábiles
posteriores a la fecha del oficio de autorización de uso
del espacio. 8. Pago de lona El organizador deberá entregar el 100% del pago de instalación de lona cuando menos 10 días hábiles antes del evento, con cheque certificado, cheque de caja, transferencia electrónica o depósito bancario a nombre de la Universidad Nacional Autónoma de México. 9. Depósito de garantía El organizador hará entrega del depósito de garantía en efectivo cuando menos 8 días hábiles antes de la realización del evento. 9.1 Este depósito será devuelto al organizador a partir del tercer día hábil, después de la fecha de celebración del evento, siempre y cuando no haya daños a las instalaciones, en caso contrario el depósito será aplicado para las reparaciones menores. 10. Cancelación de evento El organizador solicitará a través de un escrito en papel membretado, dirigido al Director de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional Autónoma de México, la cancelación del evento. 10.1 En fecha posterior a la entrega del 50% de la aportación, y menos de 45 días previos a la fecha del evento, ésta no será reembolsable. 10.2 En fecha posterior a la entrega de la aportación total, se reembolsará el 50% previa entrega de una solicitud escrita del organizador, en la que anexará el recibo original de la Tesorería de la Universidad Nacional Autónoma de México que se le extendió por el monto correspondiente. 10.3 La devolución se realizará al concluir los trámites administrativos respectivos, ante la Administración Central de la Universidad Nacional Autónoma de México. 11. Planeación de actividades del evento La Coordinación Palacio de Minería dará seguimiento a todas las actividades que el organizador requiera para el evento, considerando siempre el cumplimiento de fechas y horarios señalados en el oficio de autorización de uso de espacio y lo estipulado en el Programa de Actividades de Evento, acordado con la Coordinación Palacio de Minería. 11.1 Programa de Actividades de Evento El organizador entregará por escrito a la Coordinación Palacio de Minería, en un periodo máximo de 10 días naturales antes de la fecha del evento, el Programa de Actividades de Evento, con las especificaciones necesarias: 11.1.1 Características del montaje:
11.1.2 Relaciones de: a)
Nombres de los proveedores contratados y actividades a desarrollar
por cada uno de éstos.
11.1.3 Promoción que se dará al evento Asistencia de medios en la inauguración del evento y/o durante el mismo. 11.1.4 Instalación de publicidad en el interior del recinto Ésta deberá contar con su propio bastidor y base, ya que no se autoriza pegar, clavar o colgar en columnas, paredes, muros, techos o puertas. 11.1.5 Instalación de publicidad en el exterior del recinto Sólo se autorizará si ésta respeta las disposiciones establecidas por el Instituto Nacional de Antropología e Historia (INAH) a través de la Dirección General del Patrimonio Universitario de la Universidad Nacional Autónoma de México. La información necesaria será proporcionada por la Coordinación Palacio de Minería. 11.1.6 Música En caso de que el evento requiera de ambientación musical, se deberá solicitar previamente la autorización a la Coordinación Palacio de Minería, la cual se dará siempre que no afecte las actividades académicas y/o culturales de las áreas del Palacio de Minería. 11.1.7 Personal administrativo de apoyo al evento De acuerdo al Programa de Actividades de Evento, el organizador y la Coordinación Palacio de Minería determinarán el personal auxiliar de administración que apoyará el evento: vigilancia, limpieza, protección civil, etc. Los gastos por la contratación del personal requerido correrán a cargo del organizador. 11.1.8 Cocina: Montaje y desmontaje El organizador y el proveedor del servicio de cocina deberán acudir a la Coordinación Palacio de Minería, cuando menos con dos semanas de anticipación a la fecha del evento, para identificar y asegurar el sitio apropiado de instalación. 11.1.8.1 El organizador es responsable de que el proveedor de servicio de cocina cubra en su totalidad el piso y los muros a la altura necesaria del espacio asignado para ésta, utilizando papel kraft, cartón y/o plástico, a fin de proteger de grasas, líquidos agresivos y otros elementos que le causen daños irreversibles al área asignada y por consiguiente al edificio. 11.1.8.2 Para el calentamiento de alimentos sólo se autorizarán equipos eléctricos y/o de alcohol sólido. 11.1.8.3 El proveedor deberá retirar el servicio de cocina del Palacio de Minería al terminar el evento, ya que por motivos de seguridad el recinto no permanecerá abierto más del tiempo autorizado. Asimismo deberá dejar el lugar perfectamente limpio. 11.1.9 Instalación de equipos Para los equipos e instrumentos musicales, el organizador y/o proveedor deberá contar con la vigilancia necesaria para sus equipos. Cualquier instalación de equipo para el evento, deberá cumplir con las medidas necesarias de seguridad y no obstruir las salidas de emergencia. 11.1.10 Ensayos de sonido Los ensayos de sonido y musicales previos al evento, se llevarán a cabo en horarios que no afecten las actividades académicas o culturales del Palacio de Minería, por lo que sólo a solicitud expresa del organizador, se autorizarán en horarios de las 15:00 a las 17:00 hrs. y/o a partir de las 22:00 hrs. del día anterior al evento y hasta las 8:00 hrs. del día siguiente. 11.1.11 Plano de montaje En caso de instalaciones especiales, el organizador entregará a la Coordinación Palacio de Minería el plano de montaje correspondiente. 11.1.12 El organizador deberá informar a la Coordinación Palacio de Minería los horarios en los que llegarán al Palacio de Minería el responsable operativo del evento y sus proveedores. De igual manera la hora máxima en la que calcula se retire todo el servicio del evento. 11.1.13 Información general del organizador Nombre, firma, teléfono y correo electrónico del organizador, así como de la persona designada por el organizador del evento, quien se hará cargo de las tareas operativas conjuntamente con la Coordinación Palacio de Minería. 12. Protección Civil Cuando el evento sea de más de 400 personas, la Coordinación Palacio de Minería enviará el Programa de Actividades de Evento entregado por el organizador, a la Dirección General de Protección Civil de la Universidad Nacional Autónoma de México, a fin de que se lleve a cabo el operativo de Protección Civil correspondiente. 13. Acceso al espacio autorizado El día del evento el responsable hará un recorrido con el representante de la Coordinación Palacio de Minería, con el fin de verificar el estado del espacio que se utilizará: muebles, bienes artísticos, muros, alfombras, puertas, cerraduras etc. Cada una de las partes hará las anotaciones que procedan en el documento: Uso de Espacio. Entrega-Recepción-Entrega, el cual de común acuerdo firmarán ambas partes. El organizador llevará a cabo su evento sólo en el espacio y horario autorizado. 14. Entrega de espacio al finalizar el evento Al concluir las actividades, el organizador entregará al representante de la Coordinación Palacio de Minería el espacio que utilizó limpio, ordenado y en las condiciones físicas en que lo recibió, firmando para el efecto de común acuerdo, el documento Uso de Espacio. Entrega-Recepción-Entrega, con las anotaciones correspondientes. 15. Basura El organizador contará con sus bolsas para basura y separará la orgánica y la inorgánica; éstas serán colocadas por el responsable en el área de acopio designada por el Palacio de Minería. 16. Salida de equipos Para la salida de equipos y materiales del Palacio de Minería, el organizador y/o proveedor deberá mostrar al personal de vigilancia que se ubica en la recepción del edificio, la copia de la relación que entregó a la Coordinación Palacio de Minería en el Programa de Actividades de Evento. Solo se permitirá la salida de lo que se encuentre relacionado dentro del horario establecido. 17. Restricciones La Coordinación Palacio de Minería en ningún caso proporcionará al organizador de evento servicio de cafetería, préstamo de jarras, vasos, equipo de sonido, audiovisual, cómputo, accesorios o cualquier otro. No se permitirá:
18. Daños y Perjuicios El organizador del evento será responsable de cualquier deterioro del edificio e instalaciones que resulten por la realización de su evento, incluyendo los ocasionados por sus proveedores o invitados. 18.1 En caso de daños y perjuicios imputables al organizador, la Facultad de Ingeniería actuará conforme a derecho con el fin de que se proceda a la reparación del daño o perjuicio.
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